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详细介绍

采购及费用报销管理制度

浏览次数: 日期:2015年2月10日 14:39

  为进一步完善财务管理制度,特制定本制度。

  一、流程图

 

 

  二、办理程序说明

  1、申请人必须事先填写“采购申请单”并经部门主管签字核准,单位价值在500元以上物资采购必须经总经理审核批准。

  2、采购员借款必须持核准后的“采购申请单”,到财务部领取并填写“借款单”,由部门主管签字担保后,会计审核,出纳付款,超过2000元人民币必须总经理审批后方可借款;办理完借款手续后将“采购申请单”退回采购员作下次报销时的附件(无需粘贴,方便财务备案)。

  3、采购借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,

  特殊情况由总经理特批,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究经办人的责任。

  4、采购完成后采购员应在一星期内报账,根据批准后的“采购申请单”和有效单据到财务部结算,即必须附有正确及有效的票据来证实支出,收据,发票必须是正本,并加盖对方公章,复印件\白条将不予受理,采购员采购时应尽可能要求供应商开发票。采购员必须把物品交给申请人并要求申请人在单据后签字确认,如果是不急用物品由仓库保管员签字确认。

  5、所有报销申请人首先将所有发票、收据整理分类,将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单方框内,不能使用订书机,注明张数,金额;收据必须另外粘贴在粘贴单方框内,不能使用订书机,注明张数,金额;填写费用报销单时请将车票及发票和收据分开填写,注明报销部门、年月日、用途、金额(大小写)、原借款、应退余款及报销人。

  6、部门主管核对金额是否准确、是否符合常规价格标准、各类审批手续是否适当、单据粘贴是否规范等等。如果有疑问,或发现不应报销的项目,应及时向申请人落实及说明。部门主管审核无误交还报销申请人,送财务部复核后,呈送总经理审批。未经财务部签署的报销单据,不得送总经理审批。所有单据应在三天内办妥审批手续,并交由出纳结算。部门主管如未认真审核相关单据,公司将追究责任。部门主管审核相关单据无误后在费用报销单右上方签字确认。

  7、出纳应及时通知报销申请人领款,付款时收款人必须在领款人处签名,付款之后出纳员应在“费用报销单”签名或盖章。

  8、所有费用报销及付款业务总金额超过500元必须提前一天通知财务,否则财务有权拒绝支付款项。

  附:采购申请单

  采购申请单

 

所属类别: 会计审计制度

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